פגישות עבודה איומות. הנה איך לעשות אותם טוב יותר.

כאשר מנסים להבין מדוע פגישות למצוץ כל כך קשה, זה יכול לעזור להשתמש באנלוגיה של דיג מדולל במהירות שלנו. דייג אין באמת שום תמריץ להפסיק דיג, ומדינות לא יכול להסכים על מי צריך להיות אחראי אשר דגים נופלים תחת סמכות השיפוט שלהם. לכן, אף אחד לא עושה הרבה כדי לשפר את המצב, קרוב לוודאי לשדוד הדורות הבאים של הזדמנות ללעוס על לחמניות טונה מתובל דג חרב בגריל כי נהנינו בשפע רב כזה.

התרבות סביב המפגשים במקום העבודה סובלת מבעיה דומה. בעוד שלרוב המפגשים יש מנהיג דה פקטו, מישהו שמנהל את ההצגה, זה אף פעם לא התפקיד של האדם "להבין איך לנהל פגישות טובות." אנשים גם קיבלו את המצב הנוכחי של הדברים כבלתי נמנע: אנחנו יודעים פגישות למצוץ, יש תמיד למצוץ, אז למה לבזבז זמן מנסה לעשות אותם טוב יותר? כתוצאה מכך הם המשיכו למלא את לוחות הזמנים שלנו במעין טרגדיה במקום העבודה של בני הקהילה.

"זה מובן מאליו", אומר ג'וזף אלן, פרופסור לפסיכולוגיה תעשייתית וארגונית באוניברסיטת נברסקה באומהה. הפוך. "אנחנו יודעים שאנחנו צריכים לקבל אותם אבל אנחנו לא שם הרבה אנרגיה מאחוריהם. ואם לא כולם בפגישה ישתדלו לעשות את זה טוב יותר, אז זה לא ישתנה … וזה מוזר כשמישהו מנסה לעשות אותם טוב יותר ".

כפי יכולתנו לתקשר אחד עם השני השתפר עם השנים, באופן אירוני, את כמות הזמן שאנו מבלים תקוע בפגישות יש למעשה התנפח. העובדים מבלים בממוצע 23 שעות בשבוע בפגישות, לעומת פחות מ -10 בשנות ה -60. שבעים ואחד אחוזים מהמנהלים הבכירים שנסקרו במחקר שנערך לאחרונה על ידי הרווארד Business Review אמר כי הם מצאו פגישות יעיל ובלתי פרודוקטיבי. כמעט כמו פגישות רבות אמר גם אותם לא מקבל את העבודה שלהם. אלן, אשר יחד עם כמה עמיתים באוניברסיטת קלמסון השלימה לאחרונה סקירה מקיפה של כמעט 200 מחקרים על פגישות, אומר שזה יותר מדי שעות. ממצאי המחקר פורסמו לאחרונה בכתב העת כיוונים נוכחיים במדעי הפסיכולוגיה.

העובדה כי הפגישות הן לעתים קרובות מעצבן או מיותר לא אומר שהם חסרי חשיבות.

"אנחנו צריכים לקבל אנשים עם מידע שונה על הבעיה לבוא יחד למצוא פתרון חדשני יצירתי בתקווה", אומר אלן הפוך. "המפגשים מאפשרים לנו לשתף פעולה, לעזור לנו לקבל את המשאבים הדרושים לפרויקט, לקבל החלטות. הם באמת, באמת חשובים. אבל אנחנו צריכים להיות מאוד זהירים לגבי שימוש יתר ".

בעיה נוספת עם פגישות היא שלמרות כמה מתסכל ומהותי הם באמת, הם למעשה לא כל כך למד היטב. על סקירתו בנושא, נבדקו אלן וצוותו כל נייר שהם יכולים למצוא את זה נכתב מאז 2006, קצת פחות מ 200. זה אולי נראה כמו הרבה, אבל כאשר אתה מחשיב את זה יותר מ -1,000 מאמרים פורסמו בנושא מנהיגות מאז שנה שעברה לבד, ואתה מתחיל להבין כי, למעשה, אנחנו לא באמת יודעים כמה על איך לנהל מפגש טוב כפי שאנחנו כנראה צריך.

למרבה המזל, 200 המחקרים בערך שאלן וצוותו בחנו עשה להציע קצת הדרכה על איך אנחנו יכולים לעשות פגישות קצת יותר טוב.

לחבק את האדיבות להזמין

אלן אומר מחקרים מראים שאנחנו צריכים לעשות שימוש נוסף של הזמנה באדיבות. אחת הבעיות הגדולות ביותר בפגישות נובעת למעשה מכוונות טובות; אנו נוטים להזמין יותר מדי אנשים שאינם צריכים להיות שם. משתתפים שקועים ומשועממים פוגשים רעל, אבל יחד עם זאת, אתה גם לא רוצה להוציא מישהו שאולי יש סיבה ניאונס או מפתיע יותר לרצות להיות בחדר. כדי לפתור בעיה זו, אלן מציע לחבק את ההזמנה באדיבות: הזמנה שבה אתם מכירים במפורש שאתם מזמינים אותם כמחווה בלבד והם יכולים לדלג עליה. אנשים אוהבים לדלג על פגישות.

להרוג את דוח המצב

יש ז'אנר שלם של מפגשים שהוא נפוץ להפליא ואינו משרת מטרה, אלן אומר: "רובין עגול", "הנה מה כולם עושים עד" דו"ח מצב שבו אנשים להסתובב במעגל ולהסביר מה הם למעלה או לחלוק התקדמות בפרויקט מסוים. סוג זה של מידע צריך להיות משותף אלקטרונית, וכן לכנס את כולם כדי לבטא את זה הוא בזבוז זמן. כפי שניסח זאת אלן בתמציתיות: "אלא אם כן הוא קשור לפרויקט, אנחנו לא צריכים את הפגישה הזאת".

קוצצים תלונות אבל לא בדיחות

לאחר פגישה, הממצאים של אלן מצביעים על כך שחשוב מאוד ליצור מרחב להומור. צחוק מסייע למשוך אנשים לתוך השיחה, אשר מקדמת השתתפות (אשר, אחרי הכל, הוא כל העניין של פגישה מלכתחילה.) בצד השני, אלן אומר שיש סכנה גדולה מאוד להתלונן, אשר יכול להיראות יפה לא מזיק ("האם אתה ראה התנועה כיום? "), אבל יכולה לקדם רגשות של ניתוק וחוסר תקווה.

אל תהיי מאוחרת

בעוד שמפגשים שבהם איש אינו מדבר, או כאשר אדם אחד שולט בשיחה הם בעייתיים בעליל, אלן אומר שהמחקר מלמד כי הבעיה הבולטת ביותר בפגישות היא איחור. בעוד "להיות בזמן" נראה כמו פרוטוקול ברור למדי, היקף אשר אדם אחד להיות רק שש דקות מאוחר לפגישה יכול לשבש את כל העניין הוא למעשה די מזעזע. אחד המחקרים שאלן וצוותו בחנו, למשל, ניסו למצוא הבדלים בעמדות התרבותיות סביב האימות ברחבי סין, צ'ילה, איטליה, ארה"ב, גרמניה והולנד. כל אלה הם תרבויות עבודה שונות למדי, עם ערכים שונים סביב העבודה, ולכן צוות של אלן צפוי למצוא הבדלים תרבותיים במונחים של כמה דייקנות חשוב היה. הם לא, בכלל.

"יש איזו עקביות דרמטית בתסכול של הופעה מאוחרת לפגישות", אומר אלן. "הייתם חושבים שתרבות המדינה, חיי ביתם, מי הם כאדם ישפיעו על הערכתם את חוויית הפגישה, אבל מה שמצאנו הוא שבגלל הגלובליזציה של הכלכלה, היתה גלובליזציה של סוג זה של סביבת המרחב המשרדי ".

בזמנים אלה, מקוטבים, מקוטבים, אחד הדברים המעטים שאנחנו את כל יש במשותף שאנחנו רוצים שאנשים יכבדו את זמננו. וכאשר אתה מאחר, אנשים לא פשוט יושבים שם ומבשלים איפה הם מעדיפים להיות; הם גם מטפחים רגשות רעים לא רק על המפגש הזה כל הפגישות כי הם באים בעתיד. במילים אחרות, כאשר אתה מאחר לפגישה, אתה לא רק הורס את הפגישה הזאת עבור האנשים שם, אבל אתה עוזר להרוס את תפיסת הפגישות שלהם מלכתחילה. מה שמזכיר לי, אני צריך כנראה סילון.

זה כבר גרסה מותאמת של שלנו אסטרטגיה ידיעון, שבועי rundown של הפיננסי הרלוונטי ביותר, הקריירה, ואת אורח החיים ייעוץ תצטרך לחיות את החיים הטובים ביותר. אני ג 'יימס Dennin, עורך חדשנות ב הפוך. אם יש לך כסף או שאלות בקריירה אתה רוצה לראות ענה כאן, שלח לי דוא"ל ב [email protected] - ולהעביר את האסטרטגיה עם קישור זה!